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Vom Briefkasten auf die Festplatte

Schlankere Ablaufprozesse, schnellerer Zugriff auf Informationen, bis zu 60 Prozent weniger Prozess- und Personalkosten. Erreicht wird das durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Am Anfang aller Möglichkeiten steht die digitale Postbearbeitung.

Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in Bonn, erklärt: "Unternehmen wenden rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit im Büro und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumenten-Missmanagement auf."

Nach Greifenhagen, die neben der Verbandstätigkeit die Geschäfte der Scanpoint Europe in Waldbronn leitet, sind typische Zeitfresser

• das händische Einpflegen relevanter Daten in Computersysteme,
• die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die auch das Suchen nach Informationen verlangsamt,
• und die papierbasierte Vorgangsmappe, die oftmals mit langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und stets immer nur einem Mitarbeiter zur Verfügung steht.

Die Verbandsmanagerin: "Ratsam ist, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch und damit papierlos vorzunehmen." Sie sieht dadurch folgende Vorteile:

• Zeitersparnis bei der Bearbeitung,
• leichteres und schnelleres Finden von Informationen,
• schnellere und exaktere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen,
• weniger Platz für die Archivierung – circa 10.000 Dokumente, beispielsweise auf einer Festplatte gespeichert, ergeben den Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.

Greiffenhagen: "Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren, ohne Papier werden Prozesse schneller verarbeitet."

So sollten Sie vorgehen

Und so sieht die Vorgehensweise aus: Die Posteingangsstelle scannt die zugestellten Schriftstücke wie Briefe, Anfragen, Aufträge, Rechnungen und so weiter ein, die darin enthaltenen Informationen werden automatisch ausgelesen – eine Optical-Character-Recognition (OCR)-Funktion erkennt die relevanten Daten wie beispielsweise Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner – und stellt sie den betreffenden Stellen zur Weiterbearbeitung über das unternehmensinterne Computernetzwerk zu.

Je nach Bearbeitungsablauf erfolgt die Weiterleitung papierlos zum nachfolgend zuständigen Arbeitsplatz. Danach wandern die digitalisierten Belege ins elektronische Zentralarchiv, wo sie allen Mitarbeitern aus der Bearbeitungskette jederzeit und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Der Ablauf unterteilt sich nach Abteilungen, wie zum Beispiel Buchhaltung, Vertrieb, Lager, Einkauf, nach den in den Abteilungen zu vollziehenden Arbeitsschritten, wie zum Beispiel Versandvorbereitung der bestellten Ware im Lager, und nach Anforderungen, wie zum Beispiel Terminüberwachung, elektronische Archivablage.

Für die einzelnen Abteilungen und für die Durchführung der dort anstehenden Arbeiten gibt es jeweils eine eigene Softwarelösung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge von Abteilung zu Abteilung. Betreut wird alles von einem externen Dienstleister oder von der internen IT-Abteilung, die meist auch im Ablauf mit eingebunden ist, in der Regel obliegt ihr die Betreuung des elektronischen Archivs. Das bedeutet auch, alle Arbeitsplätze sind vernetzt, über Schnittstellen verbunden.

Petra Greiffenhagen: "Kein Problem ist es heute, bestehende Insellösungen in einem Unternehmen, auch wenn die von unterschiedlichen Herstellern stammen, miteinander zu verbinden, bisherige Investitionen bleiben somit erhalten."

Return on Investment schon nach einem halben Jahr möglich

Welche Ersparnisse durch elektronische Dokumenten-Management-Systeme möglich sind zeigt das Beispiel Rechnungsbearbeitung. Die VOI-Vorsitzende Greiffenhagen: "Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwändig, kostenintensiv und umfasst viele Schritte, von der Vorsortierung und Zuordnung über Dateneingabe, Genehmigung, Zahlungsfreigabe bis Ablage im Archiv."

Knapp neun Euro kostet der komplette Vorgang pro Rechnung im Durchschnitt, wobei Rückfragen wegen eventuellen Unklarheiten nicht berücksichtigt sind, so das Ergebnis einer Studie, die die interim 2000 in Köln in Zusammenarbeit mit dem Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) in Kaiserslautern durchgeführt hat.

Weitere Studienergebnisse: Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters unterteilt sich in 25 Prozent für die Rechnungserfassung und 75 Prozent für die nachfolgende Sachbearbeitung. Rund sechs Tage ist eine Rechnung im Unternehmen, auf ihrem Weg zwischen Eingang und Freigabe, in der Regel unterwegs. Für einen Mitarbeiter in der Buchhaltung oder kreditorischen Rechnungsprüfung sind jährliche Kosten von 40.000 Euro zu veranschlagen.

Greifenhagen: "Der Prozess der Rechungserfassung, -prüfung und -freigabe addiert sich schnell zu einem erheblichen Kostenblock, der die Rentabilität und Produktivität belastet, elektronische Lösungen rentieren sich innerhalb kürzester Zeit." Damit meint sie die automatisierte Rechnungsbearbeitung, die für Einsparungen von 60 Prozent bei der Belegerfassung und von 30 Prozent bei der Sachbearbeitung sorgen soll. Laut VOI ist somit der Return on Investment schon nach einem halben Jahr möglich.

Die Rechnung in Euro: Bei einem mittelständischen Unternehmen mit täglich 150 eingehenden Rechnungen kommen am Ende des Jahres rund 311.000 Euro Kosten für die manuelle Bearbeitung zusammen. Dem gegenüber stehen Investitionskosten für Consulting, Soft- und Hardware, Implementierung und Schulungsmaßnahmen von insgesamt etwa 160.000 Euro. Nicht berücksichtigt sind vereinfachtes Controlling, stets aktuelle Übersicht über Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung –, Ausnutzung von Skontomöglichkeiten, Wegfall von Verzugszinsen für aus Versehen zu spät geleistete Zahlungen, weniger Fehler und Nacharbeitungen.

In den Unternehmen besteht Nachholbedarf

Ein Beispiel aus der Praxis: Dem Kölner Industriedienstleister Buchen Umwelt Service ist es gelungen, mit einer IT-Lösung bei der Verarbeitung seiner 60.000 Rechnungen pro Jahr fast 340.000 Euro einzusparen. Dennoch, eine VOI-Studie belegt, dass erst in zwanzig Prozent aller deutschen Unternehmen die Rechnungen in digitaler Form über den Schreibtisch gehen – obwohl über 70 Prozent der Unternehmen beispielsweise für Abläufe im Einkauf Software-Programme nutzen. Zum Vergleich: Rund 30 Prozent aller Unternehmen nutzen ein Dokumenten-Management-System.

Noch effizienter werden die Prozesse, wenn bei der Rechnungsverarbeitung die Daten mit den Einkaufsdaten verknüpft werden, so die Bas Ware in München, Anbieter von Anwendungen für die Automatisierung von Finanzprozessen. Frank Wuschech, Geschäftsführer der Bas Ware, erklärt: "Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung."

Das heißt, die Produktkataloge befinden sich in einem Web-basierten System, in dem die gewünschten Artikel online ausgesucht werden. Je nach Konstellation können die Lieferanten die Kataloginhalte selbst verändern und aktualisieren – Arbeitserleichterungen für die Kundenfirmen, die im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt haben. Da Abweichungen sofort automatisch angezeigt werden, lässt sich leicht überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden.

Frank Wuschech, Geschäftsführer der Bas Ware, erklärt: "Werden die Steuerung des Beschaffungsprozesses und die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung miteinander verbunden, lässt sich der Return on Investment nochmals verkürzen."

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt", Autorin: Tessa Kiefer

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